Descripción:
Se dice Aviso de Entrada inicialmente a un documento mediante el cual se inscribe en el Seguro Social a cada empleado que inicia labores en una empresa. El propósito es protegerlo mientras es ingresado en la planilla correspondiente, en vista de que se puede contratar empleados cualquier día del mes, no obstante la presentación de la planilla está sujeta a fechas preestablecidas mes.
Ejemplo:
Si se contrata un empleado en fecha posterior a la presentación del mes, se le debe llenar el AVISO DE ENTRADA e incluirlo en la próxima planilla. Todo empleador debe llenarle el AVISO DE ENTRADA a cada trabajador y presentarlo a la Caja de Seguro Social antes de iniciar labores, preferiblemente, porque si inicia labores sin este requisito de ocurrirle un accidente de trabajo al asegurado, el empleador deberá asumir todos los costos de las Prestaciones Económicas y Médicas que resulten en base a lo contenido en el Artículo 42 del Decreto de Gabinete 68 de 31 de marzo de 1970.
En todo caso el SIPE, genera esta posibilidad en forma remota, desde el computador personal del elaborador; remplazando el formulario en papel que se desarrollaba antiguamente.
¿Quién es el responsable de hacer el Aviso de Entrada?
Si a un empleado le ocurriere un accidente, tendrá derecho a todas las prestaciones económicas y médicas que ofrece el Programa de Riesgos Profesionales incluyendo a sus beneficiarios en caso de fallecimiento, sin necesidad de cotizaciones previas.
• EMPLEADOR: Debe llenarle el AVISO DE ENTRADA a todo empleado cuando lo contrata.
• EMPLEADO: Debe asegurarse que su empleador llenó el AVISO DE ENTRADA, antes de iniciar tus labores, para que esté protegido en caso de accidente. No importa si tiene ficha o carné de trabajo anterior, no sirven si al momento de un accidente está recién contratado por otra empresa. Significa que cada vez que lo contratan o inician labores con empresas diferentes deben llenarle el AVISO DE ENTRADA. Hoy a través del SIPE.
E-learning en formato Flash:
| E-learning - Aviso de Entrada
Tutorial Virtual en formato Flash sobre Aviso de Entrada
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Tutorial Paso a Paso:
Primer Paso:
1. El usuario Elaborador, accede a la dirección electrónica https://sipe.css.gob.pa.
2. Digitará el usuario y contraseña en los campos correspondientes y deberá darle clic al botón Aceptar. Si usted registró y olvido su clave no podrá ingresar al sistema.
3. En caso de bloqueo del usuario y la contraseña, lo que se presenta cuando se digita erradamente la clave diez (10) veces, el empleador inscrito, debe acercarse personalmente a la oficina correspondiente de la Caja de Seguro Social y presentar los documentos estipulados para el desbloqueo del usuario y contraseña.
4. El usuario deberá desplegar el menú Ingresos, elegir la opción Cambios Laborales y luego dar clic a la opción Aviso de Entrada.
5. El procedimiento inicia con la verificación por parte del Empleador, si su Empleado ya se encuentra afiliado a la CSS.
6. El elaborador deberá revisar e ingresar la información correspondiente.
7. Luego de ingresar toda la información requerida el sistema desplegará el mensaje de Aviso de Entrada satisfactorio.
Segundo Paso:
1. El Elaborador deberá dar clic nuevamente en la Opción Ingresos, elegir la opción Cambios Laborales y luego Firmar Solicitudes de Aviso de Entrada.
2. Aparecerán las solicitudes de Aviso de Entrada pendientes. Para continuar deberá darle clic al botón Siguiente.
3. El siguiente paso es la validación de la firma digital. Deberá buscar el archivo.
Tercer Paso:
El Usuario Representante Legal deberá revisar y aprobar todas las solicitudes de Aviso de Entrada.
1. Deberá acceder a la dirección electrónica https://sipe.css.gob.pa.
2. El Representante Legal deberá dar clic en la Opción Ingresos, elegir la opción Cambios Laborales y luego Firmar Solicitudes de Aviso de Entrada.
3. Aparecerá en la pantalla las solicitudes de Aviso de Entrada pendientes.
4. Una vez revisadas las solicitudes procederá a cargar la firma digital.
Instructivos en formato PDF:
Corrección de Aviso de Entrada
Guía Didáctica de Aviso de Entrada
Paso a Paso de Aviso de Entrada
SIPE - Módulo de Aviso de Entrada
Preguntas Frecuentes:
¿Qué es el "AVISO DE ENTRADA"?
Es el proceso por medio del que todo empleador se obliga a reportar la entrada de nuevos trabajadores a la empresa, este aviso debe ser reportado, preferiblemente, al día anterior al inicio de labores del nuevo trabajador, de esta manera queda cubierto por el programa de riesgos profesionales desde el momento que sale de su casa para acudir a su primer día de trabajo.
¿Existe algún requisito previa para realizar el aviso de entrada de los nuevos trabajadores?
Si, para poder llevar a cabo el reporte del Aviso de Entrada, el trabajador debe estar debidamente afiliado como asegurado ante la Caja de Seguro Social.
¿De no estar afiliado de manera previa el trabajador, qué se debe hacer?
El empleador tiene que llevar a cabo la afiliación a través del módulo de Afiliación del SIPE.
¿Cuándo se debe hacer el aviso de entrada?
El aviso de entrada tiene que ser reportado tan pronto inicie labores el nuevo empleador, preferiblemente debe reportarse el día anterior al del inicio de labores, ya que en esa forma el trabajador queda cubierto en el programa de riesgos profesionales desde su inicio.
¿Además del envío en Sipe, el aviso de entrada se tiene que enviar en papel?
No, Solo se tiene que hacer el reporte a través del SIPE.
¿Cuál es la importancia del aviso de entrada?
El aviso de entrada es una gestión primordial en el SIPE, es la única forma de ingresar a los nuevos trabajadores a la planilla de declaración de trabajadores y salarios pagados por la empresa, una vez reportado el nuevo trabajador queda cubierto en el programa de riesgos profesionales, él y sus dependientes tendrán acceso a los servicios de salud desde el primer día de labores; además, con ello se alimenta la Historia Laboral que a futuro le permitirá las prestaciones económicas según el derecho que le asista.
¿Quién debe hacer el reporte del aviso de entrada?
El reporte del aviso de entrada lo realiza el Elaborador y luego el Representante Legal lo refrenda con su firma digital.
¿Cómo se hace el envío del aviso de entrada a la Caja de Seguro Social?
Tan pronto sea refrendada la transacción con la firma digital del representante legal, ésta se transfiere a las bases de datos de la Caja de Seguro Social.
¿Qué beneficios brinda el reporte del aviso de entrada?
El aviso de entrada permite que el trabajador, desde su inicio de labores quede incluido en la protección del programa de riesgos profesionales, por tonto la Caja de Seguro Social cubrirá las prestaciones que tengan lugar de acuerdo a la normativa vigente en ese programa, en cuanto al trabajador, este y sus dependientes tienen acceso al programa de salud desde el inicio de labores ya que permite la validación automática de ese derecho.
¿Cuántas veces se realiza el aviso de entrada?
Solo se procesa una vez, al momento del inicio de labores de cada nuevo trabajador.
¿Pueden realizarse varios avisos de entrada de un mismo empleado?
Si, en el evento que el asegurado preste servicio a varias empleadores, cada empleador tiene que realizar el correspondiente Aviso de Entrada.
¿En la planilla de declaración de cuotas se debe colocar el mismo salario reportado en el aviso de entrada?
En la planilla mensual se tiene que reportar el salario real devengado y pagado al trabajador en cada mes.
