Descripción:
Los cambios laborales, bajo esta perspectiva, es un recurso especial que solo podrán manejar y manipular digitalmente; tanto el Representante Legal, como el elaborador encargado de los procesos SIPE, de la empresa. El segundo corroborará las acciones de las novedades del elaborador, ratificándolas con su firma digital.
Las novedades en su concepto implican toda modificación directa al salario. (Cambios de trabajo, ascensos, periodos de desempleo, ingresos y retiros laborales, ascenso laboral del afiliado, entre otras). El rol del empleador en la captación, verificación y envío del universo de novedades del afiliado y/o asegurado es el acto básico del sistema. Cada aparto mencionado deberá contener la validación a través de la firma digital, sin esta no es posible avanzar.
Las novedades de declaración dentro del SIPE, son opciones del módulo de ingresos del sistema, donde la empresa o el empleador, a través del representante legal y el elaborador de los procesos en el SIPE, realiza en forma oficial esta información fundamental en la estructura económica y funcional de las empresas y su relación con la seguridad social.
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Tutorial Paso a Paso:
Primer Paso:
1. El usuario Elaborador, accede a la dirección electrónica https://sipe.css.gob.pa.
2. Digitará el usuario y contraseña en los campos correspondientes y deberá darle clic al botón Aceptar. Si usted registró y olvido su clave no podrá ingresar al sistema.
3. En caso de bloqueo del usuario y la contraseña, lo que se presenta cuando se digita erradamente la clave diez (10) veces, el empleador inscrito, debe acercarse personalmente a la oficina correspondiente de la Caja de Seguro Social y presentar los documentos estipulados para el desbloqueo del usuario y contraseña.
4. El usuario deberá desplegar el menú Ingresos, elegir la opción Cambios Laborales y luego dar clic a la opción Novedad de Empleado.
5. El procedimiento inicia con la verificación por parte del Empleador, si su Empleado ya se encuentra afiliado a la CSS.
6. El elaborador deberá revisar e ingresar la información correspondiente.
7. Luego de ingresar toda la información requerida el sistema desplegará el mensaje de Reporte de Novedad satisfactoria (Ejemplo: Licencia Guardada).
Segundo Paso:
1. El Elaborador deberá dar clic nuevamente en la Opción Ingresos, elegir la opción Cambios Laborales y luego Firmar Solicitudes de Novedades.
2. Aparecerán las solicitudes de Novedades pendientes. Para continuar deberá darle clic al botón Siguiente.
3. El siguiente paso es la validación de la firma digital. Deberá buscar el archivo de la firma digital y dar clic en examinar, para cargar el archivo mencionado.
Tercer Paso:
El Usuario Representante Legal deberá revisar y aprobar todas las solicitudes de Novedades.
1. Deberá acceder a la dirección electrónica https://sipe.css.gob.pa.
2. El usuario Representante Legal deberá dar clic en la Opción Ingresos, elegir la opción Cambios Laborales y luego Firmar Solicitudes de Novedades.
3. Aparecerá en la pantalla las solicitudes de Novedades pendientes.
4. Una vez revisadas las solicitudes procederá a cargar la firma digital.
Instructivos en formato PDF:
Guía Didáctica de Novedades
Paso a Paso de Novedades
SIPE - Módulo de Novedades
Preguntas Frecuentes:
¿Qué son las NOVEDADES?
Las novedades en su concepto implican toda modificación directa al salario. (Cambios de trabajo, ascensos, periodos de desempleo, ingresos y retiros laborales, ascenso laboral del afiliado, entre otras). El rol del empleador en la captación, verificación y envío del universo de novedades del afiliado y/o asegurado es el acto básico del sistema. Cada aparto mencionado deberá contener la validación a través de la firma digital del Elaborador y del Representante Legal, sin esta no es posible avanzar.
Las novedades de declaración dentro del SIPE, son opciones del módulo de ingresos del sistema, donde la empresa o el empleador, a través del representante legal y el elaborador de los procesos en el SIPE, reporta en forma oficial esta información fundamental en la estructura económica y funcional de las empresas y su relación con la seguridad social.
¿Quién debe reportar las novedades?
Las novedades las reporta el Usuario Elaborador y las autoriza el Representante Legal, ambos usuarios la refrendan con sus respectivas firmas digitales.
¿Cómo se envía el reporte de novedades a la Caja de Seguro Social?
Una vez firmadas las transacciones por el representante legal, éstas se trasladan a la Caja de Seguro Social vía Internet en la plataforma del SIPE.
¿Cuándo se debe utilizar el módulo de novedades?
El módulo de novedades se utiliza cada vez que se produce algún cambio en relación a los trabajadores y para el reporte de los salarios pagados mensualmente, que darán lugar a la facturación de la cuenta por pagar en concepto de las cuotas empleado empleador.
¿Cuál es la importancia del módulo de novedades en la Historia Laboral del empleado?
Mediante este módulo se incorpora a las bases de datos de la Caja de Seguro Social todos los cambios laborales que sufre el trabajador a lo largo de su vida laboral con un empleador.
¿Qué beneficios reporta el módulo de novedades para el empleador?
A través del Módulo de Novedades, el empleador puede reportar vía Web todos los cambios laborales que se den en su empresa y el reporte de la planilla mensual de declaración de trabajadores y salarios que dará lugar a la facturación de las cuotas empleador que debe pagar, sin necesidad de hacer acto presencial en las instalaciones de la Caja de Seguro Social y evitar así el hacer largas filas para su presentación.
¿Qué se debe hacer cuando el trabajador deja de laborar?
Se gestiona y procesa el Aviso de Salida, que igualmente tiene que ser firmado por los dos usuarios (Elaborador y Representante Legal).
¿De cometer algún error en la declaración de salarios, cómo se corrige?
Si el error se detecta antes de realizar el pago de la planilla regular y dentro del plazo establecido para su pago, el empleador puede hacer la corrección y hacer un nuevo envío de su planilla, en esta forma se generará una nueva facturación y la emisión de un nuevo Aviso de Cobro con los valores correctos.
Si el error se detecta luego de pagada la planilla regular, se procede con los siguiente:
a.- Omisión total o parcial del salario de algún trabajador:
Tiene que declarar los valores omitidos por medio de una planilla complementaria, planilla esta que igualmente será presentada a través de la plataforma de SIPE.
b.- Declaración en exceso en el salario de algún trabajador:
El empleador tiene que presentar solicitud de "Crédito" ante el Departamento de Contabilidad de Ingresos (En el edif. 520 de Clayton para el caso de empleadores del área metropolitana o en las Agencias Administrativas del interior de la república). Luego de evaluada la solicitud y en caso de ser procedente el crédito, este será aplicado en forma directa en la siguiente facturación que se emita en el SIPE.
¿Cómo se reporta a un trabajador en la planilla de declaración mensual?
El reporte de los trabajadores, para su inclusión en la planilla, se efectúa por medio del Aviso de Entrada y los cambios de salarios mensuales a través del módulo de novedades.
